Quelques points de vigilance pour communiquer du mieux que possible par email avec l’adresse de l'école ou celle d’un enseignant [ac-grenoble.fr]

Les bases du courrier électronique (e-mail ou courriel en français)

  • Un courriel envoyé s'adresse:
    • soit à 1 destinataire unique
    • soit à des destinataires multiples

Dans le cadre d'un envoi multidestinataires, il faut se poser la question: "Est-ce que je peux partager leurs adresses électroniques ou pas?". En effet, une adresse électronique est une donnée personnelle, des personnes n'étant pas en bons termes ou ne souhaitant pas communiquer leur adresse électronique pourraient se retrouver en conflit et emmener avec elles l'auteur du courriel.

  • Les champs destinataires:
  • Pour chacun de ces champs, il est possible d’écrire une ou plusieurs adresses. Nous dirons à chaque fois, « les adresses »
    • POUR: Les adresses entrées dans ce champ sont visibles
    • CC: Ce champ regroupe les adresses de différents destinataires pouvant être en copie des destinataires principaux. Les adresses de ce champ sont visibles par tous les destinataires recevant ce courriel.
    • CCI: ce champ regroupe les adresses des destinataires en COPIE CACHEE, les adresses présentes dans ce champ ne sont pas visibles par les usagers.
  • Un courriel = 1 objet

Lorsqu'un courriel est envoyé son importance relève autant du contenu que de l'objet. Afin de faciliter la correspondance, il est important que l'objet reflète le contenu du courriel. Les échanges en seront plus simples.

Un courriel concernant une personne (adulte/élève) identifiée n'aura pas pour objet le nom de la personne.

  • Impact environnemental d'un courriel

Un courriel envoyé a un poids. La pièce jointe accentue ce poids (DATA center). En utilisant un partage via Nuage, ou File Sender l’expéditeur diminue cet impact.

Pour la confidentialité des données personnelles, il faut privilégier l’envoi de certains dossiers uniquement par File Sender ou lien de partage Nuage et non dans la pièce jointe d’un courriel. Ceci afin d’éviter le vol, la diffusion de données personnelles.

  • Création d’un carnet d’adresse pour l’Ecole (direction), la classe (enseignant).

Les tutoriels ci-après présentent comment réaliser des carnets d’adresses des parents d’élèves à partir de ONDE.

Attention: prérequis : les informations de ONDE doivent être à jour.

Une école disposant d’un ENT peut communiquer à l’intérieur de son ENT ainsi les informations restent dans cet espace sécurisé.

Création de groupes de contacts à partir de ONDE (direction)

Transformation du fichier extrait de ONDE en fichier vCard (direction ou enseignant)

Création d'un carnet d'adresses sur Convergence à l'aide du fichier vCard (tout personnel)

Création d'un carnet d'adresses sur Thunderbird à l'aide du fichier vCard (tout personnel)